Em época de crise, um conselho muito difundido entre os empresários e empreendedores é o de cortar custos. Em minha opinião, independentemente da fase econômica pela qual estejamos passando, mais do que “cortar custos a qualquer preço”, é necessário que as empresas usem seus recursos da forma mais racional e eficiente possível.

Obviamente, diminuir os gastos da clínica vai ajudar, e muito, a manter sua saúde financeira.

Porém, é importantíssimo saber de onde tirar e para onde levar os recursos disponíveis. 

Cortar gastos com coisas supérfluas e funcionários subutilizados é de suma importância, assim como decidir se o excedente de dinheiro que está no banco deve ser aplicado em algum fundo de investimento ou ser usado, por exemplo, para adquirir um novo aparelho de anestesia inalatória.

Para diminuir os custos na clínica de forma coerente e efetiva, separei algumas dicas que costumam auxiliar bastante na gestão de sua empresa:

1) Adote uma cultura de gerenciamento de gastos Independentemente de você ser proprietário de um grande hospital ou de uma pequena clínica veterinária, para implantar uma cultura de gerenciamento de gastos que funcione, é fundamental fazer com que todos os seus funcionários participem dela ativamente. Seus colaboradores precisam entender a necessidade de controlar os gastos e de cortar custos desnecessários, e para isso você precisará treiná-los e conscientizá-los. Somente com a ajuda de todos os envolvidos é que você conseguirá controlar melhor as despesas da empresa. Não se esqueça de explicar a eles que todos sairão ganhando com esse tipo de conduta de sustentabilidade e prevenção.

2) Administre os gastos básicos da clínica

Implantando uma cultura de controle de gastos, seus colaboradores ficarão cientes da necessidade de regular o consumo. Assim, ficará muito mais fácil conter as despesas da clínica, e o controle deve começar com os gastos básicos, como água, luz e telefone.

É importante adotar hábitos como reutilizar papel para rascunho, imprimir documentos só quando for realmente necessário, apagar a luz ao sair dos ambientes, trocar as lâmpadas por modelos que consomem menos energia, ligar para celulares de clientes apenas por outro aparelho celular (e de preferência que seja da mesma operadora), pesquisar pacotes mais econômicos de internet, e por aí vai. Parecem pequenas ações, mas, quando somadas, fazem toda a diferença. Todos saem ganhando: você, seu bolso, sua empresa e o meio ambiente.

3) Contrate um bom contador

Um bom contador – e insisto: bom! – não é um gasto, mas sim um investimento. O veterinário já precisa empreender, ser um bom gestor e um bom técnico na sua área, e por isso deve ter profissionais qualificados para ajudá-lo em assuntos que não são de sua alçada. Mesmo que tenha em sua equipe gerencial alguém que entenda de finanças, o auxílio de um contador será importante, pois ele poderá enxergar erros em seu planejamento financeiro, evitando prejuízos futuros para você e sua empresa.

4) Implemente um bom sistema de gestão em sua clínica 

A tecnologia da informação (TI), mais do que nunca, poderá ajudar você quando o assunto for controle de gastos. Bons sistemas de planejamento dos recursos da empresa (enterprise resource planning – ERP), quando corretamente alimentados por seus usuários, são excelentes ferramentas para auxiliar você na administração dos dados de todos os setores da clínica. Ele integra todos os processos da empresa, fazendo com que o levantamento das informações financeiras da clínica seja obtido de forma clara, rápida e integrada. Além de aperfeiçoar, organizar e tornar os processos mais rápidos, ele lhe mostra de forma global e setorial a geração e a saída de dinheiro que ocorrem na empresa.

5) Conheça e analise a tributação da empresa 

Eu concordo que o sistema tributário do país é confuso e, muitas vezes, injusto. Mas os impostos são parte importante das despesas de qualquer empresa, e por isso devem ser estudados e conhecidos a fundo. O regime de arrecadação de tributos escolhido para a empresa é algo que deve ser analisado com muita precisão, pois, dependendo do tipo adotado, pode acabar sendo inadequado para sua clínica ou petshop, fazendo com que você pague mais impostos desnecessariamente. Uma análise fiscal da empresa poderá fazer muita diferença em suas contas no final do mês.

6) Planeje a demissão de funcionários

Uma das primeiras atitudes que muitos empresários tomam para cortar gastos é demitir funcionários. No entanto, esse tipo de decisão deve ser tomado com muita calma e planejamento. Demitir um funcionário envolve uma série de fatores, como custos com direitos trabalhistas, tempo, treinamento para reorganização da equipe e mais algumas dores de cabeça inerentes ao processo. Por isso, antes de demitir um colaborador, avalie quais os motivos da dispensa. Verifique se não vale a pena remanejá-lo para outra função, mas lembre-se de analisar isso junto ao RH de sua clínica. Se o caso for realmente de dispensa, faça as contas e tente ter sempre uma reserva financeira para situações como essa.

O uso racional dos recursos (ambientais, financeiros e humanos) é uma decisão muito sábia em qualquer ocasião, mas muito cuidado ao buscar somente as alternativas mais “baratas”, seja em relação a produtos, prestadores de serviço ou equipamentos. Sabe a história daquele cliente arrependido que voltou para sua clínica após consultar aquele colega “baratinho” e acabar gastando mais? Esse cliente poderá ser você!